Google Workspace nedir, ne işe yarar? Kurulumu ve hosting e-postasından farkı

Kurumsal e-posta kurduğum işletmelerin çoğu aynı soruyla geliyor: Google Workspace mı, hostingle gelen e-posta mı? İkisi de iş görüyor, ama farklı ihtiyaçlara cevap veriyor. Önce şunu açıkça yazayım: resmî Hostinger iş ortağıyım, yani hosting e-postası önerdiğimde bundan komisyon alabilirim. Bu yüzden aşağıda iki seçeneği hangi durumda önerdiğimi gerekçesiyle anlatıyorum; bazı işletmeler için doğru cevap gerçekten Google Workspace.

Google Workspace nedir?

Google Workspace, kişisel Gmail'in işletmeler için tasarlanmış ücretli sürümüdür. Postalar kendi alan adınızla gelir ve gider; Gmail'in yanında Takvim, Drive, Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Meet ve Chat aynı hesaba bağlıdır. Hepsinin üstünde bir yönetici konsolu bulunur: kullanıcı eklersiniz, şifre sıfırlarsınız, kaybolan bir telefondaki hesabı kapatırsınız, ayrılan bir çalışanın postalarını ve dosyalarını başka birine devredersiniz.

Bu son nokta çoğu zaman en az konuşulan ama en değerli olandır. Çalışanların kişisel Gmail adresleriyle iş yürüttüğü bir işletmede, biri ayrıldığında müşteri yazışmaları ve paylaşılan dosyalar onunla birlikte gider. Workspace'te hesap işletmeye aittir.

Google Workspace mı, hosting e-postası mı?

Hosting e-postası, web sitenizin barındırma hizmetiyle birlikte gelen ya da aynı sağlayıcıdan alınan e-postadır. Bir iki adresle çalışan, ortak dosya ve takvim ihtiyacı olmayan bir işletme için yeterlidir ve maliyeti düşüktür; resmî iş ortağı olduğum Hostinger'ın e-posta hizmeti bu sınıftadır.

Google Workspace ise ekip olarak çalışan işletmelerde fark yaratır: ortak takvimden toplantı ayarlamak, aynı belge üzerinde birlikte çalışmak, müşteriyle Meet görüşmesi yapmak, Gmail'in alışılmış arayüzünü ve spam filtresini kullanmak ve bütün hesapları tek yerden yönetmek. Sadece Medya'nın ekibi de Google Workspace kullanıyor; ekibin ortak e-posta imzasını bu düzen için hazırladım.

Benim pratik ölçütüm şu: posta adresi sayısı az, ihtiyaç yalnızca e-posta ise hosting e-postası; ekipte birden çok kişi dosya, takvim ve görüşme paylaşıyorsa Google Workspace.

Google Workspace kurulumu adım adım

1. Alan adınız hazır olsun. Henüz yoksa önce alan adı alın; adımları alan adı nasıl alınır yazısında anlattım. Alan adının DNS kayıtlarını kimin yönettiğini de baştan bilin.
2. Kaydolun. workspace.google.com'dan işletme bilgilerinizi ve ilk yönetici hesabını oluşturun.
3. Alan adını doğrulayın. Google'ın verdiği TXT kaydını alan adınızın DNS'ine ekleyin. Burada en sık yapılan hata, mevcut TXT kaydının üzerine yazmaktır: alan adında SPF ya da başka bir doğrulama kaydı varsa yeni kaydı ayrı bir satır olarak ekleyin. Sadece Medya'nın alan adına ikinci bir Google doğrulaması eklerken de mevcut SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarına dokunmadan yeni bir TXT satırı açtım.
4. MX kaydını değiştirin. Google'ın güncel talimatına göre Workspace için tek bir MX kaydı yeterli: smtp.google.com, öncelik 1. Eski sağlayıcının MX kayıtlarını kaldırın. Değişikliğin her yere yayılması birkaç saatten birkaç güne kadar sürebilir.
5. SPF kaydını düzenleyin. Alan adınızın SPF kaydına Google'ı (include:_spf.google.com) ekleyin. Bir alan adında yalnız bir SPF kaydı olmalıdır; iki ayrı SPF kaydı ikisini de geçersiz kılar, bu yüzden yeni bir kayıt açmak yerine mevcut olana ekleme yapın.
6. DKIM imzasını açın. Yönetici konsolunda DKIM anahtarını üretin, verilen TXT kaydını DNS'e ekleyin ve imzalamayı başlatın.
7. DMARC ekleyin. Google'ın gönderen yönergeleri her göndericiden en azından SPF ya da DKIM bekliyor; günde 5.000'den fazla posta gönderenlerden SPF, DKIM ve DMARC'ın üçünü birden istiyor. Küçük bir işletme için bile DMARC'ı izleme modunda açmak, adınıza sahte posta gönderildiğinde haberdar olmanızı sağlar.
8. Kullanıcıları ekleyin ve cihazlarda oturum açın. Telefonda Gmail uygulamasına, bilgisayarda tarayıcıya ya da kullandığınız e-posta programına hesabı ekleyin.

Eski e-postalar ne olacak?

Workspace'e geçiş, eski postaların kaybolması demek değildir. Yönetici konsolundaki veri taşıma aracı, eski sağlayıcıdaki posta kutularını IMAP üzerinden Workspace'e aktarır. Önerdiğim sıra şu: önce kullanıcıları açıp taşımayı başlatmak, MX kaydını işin en sakin saatinde değiştirmek ve eski posta kutularını değişiklikten sonra bir süre daha açık tutmak; bu arada eski adrese düşen son postalar da kaçmamış olur.

Google Workspace fiyatı neye göre değişir?

Workspace kullanıcı başına aylık ücretlendirilir; toplam maliyeti kullanıcı sayısı ve seçtiğiniz paket belirler. Paketler arasındaki farklar kullanıcı başına depolama alanı, Meet görüşmelerindeki katılımcı sayısı ve kayıt imkânı, güvenlik ve arşiv araçlarıdır. Yıllık taahhütle aylık ödeme arasında da fark olabilir. Türkiye için güncel fiyatları Google'ın kendi sayfasından kontrol edin; çoğu küçük işletme için en alt paketle başlamak yeterlidir.

Samsun'da nasıl çalışıyorum?

İşletmenin kaç kişiyle ve hangi cihazlarla çalıştığını, dosya ve takvim paylaşıp paylaşmadığını sorup hangi seçeneğin uygun olduğunu gerekçesiyle söylüyorum. Kurulumda DNS kayıtlarını, eski postaların taşınmasını ve e-posta imzalarını birlikte planlıyorum. Kurumsal e-postanın temel adımlarını kurumsal mail adresi nasıl alınır yazısında, hizmetin kapsamını Samsun hosting, alan adı ve kurumsal e-posta sayfasında anlattım.

Sık sorulanlar

Google Workspace ücretsiz mi? Hayır. Kişisel Gmail ücretsizdir ama kendi alan adınızla adres vermez; Google Workspace kullanıcı başına ücretlendirilen bir hizmettir.

Gmail ile kurumsal mail kullanabilir miyim? Google Workspace ile doğrudan kullanırsınız. Hosting e-postanızı da telefondaki Gmail uygulamasına IMAP hesabı olarak ekleyebilirsiniz. Gmail'in web sürümündeki başka hesaplardan posta çekme özelliği için ise Google kaldırma sürecini başlattı; uzun vadeli bir düzen kuracaksanız buna güvenmeyin.

Workspace'e geçince eski e-postalarım kaybolur mu? Kaybolmaz; yönetici konsolundaki taşıma aracıyla eski posta kutuları aktarılır. MX kaydını değiştirmeden önce taşımayı planlamak yeterlidir.

Google Workspace mı, Microsoft 365 mi? İkisi de kurumsal e-posta ve ofis araçlarını birlikte sunar. Ekibiniz Word, Excel ve Outlook masaüstü programlarıyla çalışıyorsa Microsoft 365, tarayıcıda ve telefonda çalışmaya alışkınsa Google Workspace daha doğal gelir.

Bu yazıdaki Hostinger bağlantısı iş ortağı bağlantısıdır: bağlantıdan alım yaparsanız Hostinger bana komisyon öder, sizin ödediğiniz fiyat değişmez.

İlyas Saltay

Samsun'daki işletmelerin web sitesini kuruyor, sosyal medyasını ve reklamlarını yürütüyorum; burada yazdıklarım canlı sistemlerde ölçülerek çıktı. Sorun sende de varsa yaz, bakarım.