Kurumsal mail adresi nasıl alınır: kendi alan adınızla e-posta kurulumu adım adım

Kurumsal mail adresi iki parçadan oluşur: adresin sağındaki alan adı ve o adrese gelen postayı tutan e-posta hizmeti. Alan adınız varsa işin yarısı bitmiştir; yoksa önce onu almak gerekir, adımlarını alan adı nasıl alınır yazısında anlattım. Aşağıdaki sıra, Samsun'daki işletmelerde uyguladığım sıradır.

1. E-posta hizmetini seçin

İki yaygın yol var. Hosting ile gelen ya da hosting sağlayıcısından alınan e-posta: uygun fiyatlı, hPanel gibi tek panelden yönetilir, çoğu işletme için yeter. Resmî iş ortağı olduğum Hostinger'ın e-posta hizmeti bu sınıfta. Google Workspace: Gmail arayüzü, Takvim, Drive ve Meet ile birlikte; ekip içi ortak çalışma ağırlıklı işlerde daha iyi, kullanıcı başına ücretlidir. Hangisinin size uyduğu ekip büyüklüğüne ve Google araçlarını kullanıp kullanmadığınıza bağlı; ikisini de kuruyorum.

2. Adresleri açın

info@ genel iletişim, satis@ ya da teklif@ satış, muhasebe@ fatura için; kişi adresleri ad.soyad@ biçiminde. Her adres ayrı kota ve çoğu hizmette ayrı ücret demektir; ihtiyaç kadar açın, gerekince ekleyin. Ortak kullanılan adresleri tek kişiye bağlamak yerine yönlendirmeyle çözmek daha güvenlidir.

3. DNS kayıtlarını kurun: MX, SPF, DKIM, DMARC

Burası çoğu işletmenin atladığı ve "e-postalarımız spam'e düşüyor" dediği yerdir.

• MX: Gelen postanın hangi sunucuya gideceğini söyler; e-posta hizmeti verir.
• SPF: Alan adınız adına hangi sunucuların posta gönderebileceğini bildirir. Birden fazla hizmet (e-posta, site formu, bülten) kullanıyorsanız hepsi tek SPF kaydında olmalı; iki SPF kaydı olunca ikisi de geçersiz sayılır.
• DKIM: Giden postayı imzalar; alıcı sunucu postanın değişmediğini doğrular.
• DMARC: SPF ve DKIM'den geçmeyen postaya ne yapılacağını söyler ve rapor üretir. Gmail ve Outlook, toplu gönderimde DMARC'ı zorunlu tutuyor.

Bu dört kayıt kurulmadan açılan kurumsal adres, gmail adresinden daha güvensizdir; çünkü sahte gönderim yapılabilir ve alıcı sunucular bunu bilir.

4. Telefon ve bilgisayara kurun

iPhone, Android, Outlook ve Mail uygulamalarında IMAP ile kurulum yapılır; şifre yerine uygulama şifresi isteyen hizmetler vardır. Gönderilen postaların her cihazda görünmesi için POP değil IMAP seçin.

5. Eski adresten taşıyın

Gmail ya da eski sağlayıcıdaki postaları yeni adrese aktarmak mümkündür; aktarma bitene kadar eski adrese gelen postayı yenisine yönlendirin. Müşterilerinize yeni adresi imza ve web sitesiyle duyurun; eski adresi bir süre açık tutun.

6. İmza ve web sitesi

İmzada ad, unvan, telefon ve web adresi; gereksiz logo ve görsel ekleri spam puanı yükseltir. Web sitenizdeki iletişim e-postası kurumsal adres olsun; Google İşletme Profili'ndeki adres de aynı olmalı.

Samsun'da nasıl yapıyorum

Alan adı işletmenin adına alınır, e-posta hizmeti bağlanır, dört DNS kaydı kurulur ve test edilir, telefonlara kurulum yapılır, eski postalar taşınır. Hizmet bedeli sağlayıcıya, benim kurulum bedelim ayrıca ve yazılı. Ayrıntı Samsun hosting, alan adı ve kurumsal e-posta sayfasında; hosting ile birlikte e-posta için Hostinger paketlerine bakabilirsiniz.

Adres hazır olduğunda sıradaki iş imzadır; Gmail ve Outlook'ta bozulmayan bir imzanın nasıl kurulduğunu e-posta imzası nasıl oluşturulur yazısında anlattım.

Sık sorulanlar

Kendi alan adımla Gmail kullanabilir miyim? Evet. En sağlam yol Google Workspace'tir; ayrıntılarını Google Workspace nedir yazısında anlattım. Hosting e-postanızı telefondaki Gmail uygulamasına IMAP hesabı olarak da ekleyebilirsiniz. Gmail'in web sürümündeki başka hesaplardan posta çekme özelliği için ise Google kaldırma sürecini başlattı; uzun vadeli bir düzen kuracaksanız buna güvenmeyin.

Kurumsal mail ücretsiz olur mu? Bazı hosting paketlerinde e-posta dahildir; ayrı ücret ödemezsiniz. Google Workspace kullanıcı başına ücretlidir.

E-postalarım spam'e düşüyor, neden? Büyük olasılıkla SPF, DKIM ya da DMARC eksik ya da yanlış; ikinci sebep aynı alan adından toplu gönderim yapan bir sistemin SPF'te olmaması. Kayıtlar kontrol edilip düzeltilince çoğu durumda sorun kapanır.

Bu yazıdaki Hostinger bağlantıları iş ortağı bağlantısıdır: bağlantıdan alım yaparsanız Hostinger bana komisyon öder, sizin ödediğiniz fiyat değişmez.

İlyas Saltay

Samsun'daki işletmelerin web sitesini kuruyor, sosyal medyasını ve reklamlarını yürütüyorum; burada yazdıklarım canlı sistemlerde ölçülerek çıktı. Sorun sende de varsa yaz, bakarım.